La Contabilidad manual:
Contabilidad en Costa Rica antes de los años 70
Antes de los años 70, llevar la contabilidad de una empresa en Costa Rica era una tarea ardua y manual. Los auxiliares de contabilidad registraban todos los asientos de diario a mano en formularios comprados en librerías, conocidos como Asientos de Diario. Estos formularios tenían un encabezado para el número de asiento, la fecha y cinco columnas para el código de la cuenta, el nombre de la cuenta, los montos de débitos, créditos y detalles. Al finalizar, se escribía el motivo del asiento y se trazaba una línea para indicar
su fin. El auxiliar de contabilidad firmaba el asiento, y el supervisor o jefe de contabilidad lo revisaba y firmaba también.
En empresas medianas o grandes, los auxiliares se especializaban en ciertas cuentas como ventas, cuentas por cobrar e inventarios. Los encargados de bodegas utilizaban formularios manuales para registrar las entradas y salidas de mercancías y llevaban un Kardex para obtener datos en unidades y valores.
Cuando había muchas transacciones, el auxiliar contable usaba resúmenes en hojas columnares, que se adjuntaban al asiento como respaldo. Estos asientos se registraban manualmente en el Libro de Diario, que contenía información similar al documento manual. En el Libro Mayor, se usaba una página por cada cuenta del catálogo, dejando hojas en blanco para las cuentas de mayor movimiento. Con los saldos del Libro Mayor, se confeccionaba el Balance de Comprobación en una hoja especial, permitiendo la
elaboración manual de los estados financieros.
Los análisis financieros eran una labor ardua, generalmente encargada al jefe de contabilidad o al gerente financiero.
Contabilidad mecanizada:
La Contabilidad Mecanizada en Costa Rica en los Años 70
A inicios de la década de 1970, comenzaron a aparecer en el mercado costarricense máquinas contabilizadoras que, aunque eran enormes y ruidosas, representaron un avance significativo en la gestión contable. Estas máquinas se programaban mediante barras de metal con agujeros, en los cuales se insertaban tornillos específicos para configurar las operaciones contables. Los estados financieros se generaban en hojas de rollo de hasta un metro de ancho.
Estas máquinas, conocidas como mayorizadoras, utilizaban tarjetas con banda magnética para registrar cada movimiento contable. Cada tarjeta correspondía a una cuenta contable específica, lo que implicaba que el operador debía insertar y retirar manualmente cada tarjeta según la cuenta que se estaba registrando. Al final de cada mes, se insertaba en la máquina la barra correspondiente al estado financiero deseado, y se procesaban las tarjetas una por una para generar los informes necesarios.
El trabajo era arduo y el ruido constante de las máquinas era una característica omnipresente en los departamentos de contabilidad de la época. Las marcas más destacadas de estos equipos eran Burroughs y Facit, que lideraban el mercado con sus innovaciones tecnológicas.
Estas máquinas representaron un paso importante hacia la automatización de la contabilidad, permitiendo una mayor precisión y eficiencia en el procesamiento de datos contables, aunque todavía requerían una considerable intervención manual.
Contabilidad en Computadora
IBM lanzó su primera computadora personal, conocida como el IBM PC (modelo 5150), el 12 de agosto de 1981. Este lanzamiento marcó un hito en la historia de la computación, ya que hizo accesible la tecnología de computadoras personales al público en general y estableció un estándar en la industria.
En Costa Rica, este equipo costaba aproximadamente ¢500,000, lo que equivaldría hoy en día a unos ¢59,530,750. Esto significaba que, en ese entonces, las computadoras personales no eran realmente “personales” y solo las grandes empresas podían permitirse tenerlas.
Con el tiempo, estos equipos comenzaron a ser más asequibles, y surgieron muchas marcas que, para parecerse a las IBM PC, se denominaban “PC compatibles”. A medida que los precios bajaban, más empresas y eventualmente individuos pudieron acceder a esta tecnología.
Paralelamente, empezaron a aparecer en el mercado programas de contabilidad multiempresas. Aunque estos programas eran costosos, permitían configurar cuadros de cuentas por empresa, confeccionar manualmente los asientos de diario y generar estados financieros. Sin embargo, estos programas requerían que los clientes enviaran todos los documentos de ventas, compras e inventarios en papel. Los contadores tenían que hacer resúmenes para agilizar el trabajo, pero aún así, se necesitaban varios días para confeccionar una contabilidad mensual, y solo se generaban estados financieros. Otros
reportes tenían que hacerse a mano.
Con el avance de la tecnología, surgieron programas ERP (Enterprise Resource Planning) o de administración de empresas. Aunque inicialmente eran muy caros y se distribuían en disquetes y luego en CDs, estos programas ofrecían una solución más integrada para la gestión empresarial. Sin embargo, la piratería de software era un problema común.
Durante esta época, herramientas como Lotus 1-2-3 y WordPerfect se convirtieron en estándares para hojas electrónicas y procesamiento de textos, respectivamente.
Era Actual: Facturación Electrónica e Inteligencia Artificial.
Hoy en día, la contabilidad ha evolucionado significativamente con la integración de la facturación electrónica y la inteligencia artificial. En Costa Rica, la factura electrónica se hizo obligatoria para todas las empresas a partir de julio de 2018, marcando un cambio radical en la gestión contable. Este avance eliminó la necesidad de recibir documentos en papel de los clientes, facilitando un proceso más eficiente y ecológico.
La verdadera revolución llegó en 2022 con la implementación de la inteligencia artificial en los sistemas contables. Aunque los conceptos de inteligencia artificial se conocían desde hace décadas, su
aplicación práctica en la contabilidad ha transformado la manera en que las empresas gestionan sus finanzas. La inteligencia artificial permite generar asientos de diario de manera predictiva y automática,
procesando las transacciones al instante. Esto no solo agiliza el proceso contable, sino que también reduce significativamente los errores humanos.
Facturele S.A. es un ejemplo destacado de cómo la tecnología avanzada puede optimizar la contabilidad empresarial. Este programa no solo facilita la emisión y recepción de facturas electrónicas, sino que también integra un sistema ERP completo que abarca la gestión de inventarios, cuentas por cobrar y pagar, y la generación de más de 100 reportes administrativos y financieros. Además, utiliza inteligencia
artificial para automatizar la contabilidad, generando asientos de diario y estados financieros en tiempo real.
Las bondades de unir la facturación electrónica con la inteligencia artificial son numerosas. Entre ellas se incluyen:
- Eficiencia y Precisión: La automatización reduce el tiempo y los recursos necesarios para procesar transacciones contables, minimizando errores.
- Transparencia y Control: La generación instantánea de estados financieros permite a las empresas tener una visión clara y actualizada de su situación económica.
- Cumplimiento Normativo: Los sistemas como Facturele S.A. están diseñados para cumplir con las leyes fiscales y contables de Costa Rica, asegurando que las empresas se mantengan al día con sus obligaciones legales.
- Adaptabilidad: La capacidad de personalizar y adaptar el sistema a las necesidades específicas de cada empresa, desdepequeñas startups hasta grandes corporaciones.
En resumen, la combinación de facturación electrónica e inteligencia artificial ha llevado la contabilidad a un nuevo nivel de eficiencia y precisión, permitiendo a las empresas centrarse en su crecimiento y desarrollo y Facturele es la empresa pionera en Costa Rica y líder en este campo. Es definitivamente la mejor empresa de facturación electrónica y contabilidad en Costa Rica.
