Antes de la implementación de la factura electrónica, los negocios detallistas en Costa Rica carecían de sistemas eficientes para gestionar inventarios, confiando en la intuición del dueño o en inventarios físicos, lo que consumía mucho tiempo. Esto dificultaba conocer la inversión, la rotación de productos y el costo de ventas, llevando a una contabilidad rudimentaria o inexistente. Las empresas medianas y grandes realizaban inventarios físicos al inicio y final del periodo fiscal, un proceso que a veces requería
cerrar el negocio y emplear a todo el personal.
Con la llegada de la computadora personal, surgieron los programas ERP, aunque eran costosos y requerían personal administrativo adicional, por lo que solo las empresas medianas y grandes podían permitírselos. Las pequeñas empresas, con pocos empleados, no tenían recursos para tareas administrativas complejas, resultando en una contabilidad y declaraciones de impuestos imprecisas.
La factura electrónica y programas como Facturele han transformado la gestión de negocios. Facturele integra la facturación electrónica con un ERP completo y un avanzado programa de contabilidad que utiliza inteligencia artificial para registrar automáticamente las facturas y movimientos de inventario en tiempo real, manteniendo el inventario actualizado y optimizando la gestión del negocio.
Ventajas de Facturele:
- Optimización de Inventarios: Facturele permite optimizar la inversión en inventarios mediante pedidos automáticos que relacionan los artículos vendidos con los saldos de inventarios, facilitando compras inteligentes y evitando el exceso o la falta de stock.
- Adaptabilidad a Diferentes Negocios: Facturele resuelve problemáticas específicas de distintos tipos de negocios. Por ejemplo, en restaurantes, muchos productos comprados son materia prima para confeccionar platos. Facturele permite al dueño o administrador confeccionar recetas de todos sus platos, y cada vez que se factura un plato, además de registrar la venta y hacer el asiento de diario, rebaja del inventario y costea todas las materias primas utilizadas. Este proceso automático actualiza el inventario y registra el costo de ventas en la contabilidad sin intervención del personal del restaurante ni del contador.
- Control Interno y Seguridad: Mantener el inventario al día es crucial para un adecuado control interno. Facturele ayuda a los propietarios a evitar fugas en el inventario, especialmente en negocios con horarios extensos donde es necesario contratar administradores. Realizar inventarios físicos mensuales para verificar la existencia real de los productos se vuelve más sencillo y preciso.
- Configuración Flexible para Detallistas: Para negocios como pulperías, ferreterías y librerías, que compran productos en paquetes o cajas pero los venden en unidades, Facturele convierte automáticamente las cajas en unidades y calcula los costos correspondientes. El sistema registra las ventas, el costo de ventas y el inventario de forma automática, sin intervención del personal del negocio.
- Gestión de Compras Complejas: Facturele también facilita la gestión de compras complejas, como surtidos de productos con diferentes sabores o variedades. El programa descompone estas compras en cada uno de los sabores, permitiendo al negocio identificar cuál es el más vendido y optimizar sus pedidos.
Resumen
En resumen, Facturele puede manejar todo tipo de inventarios, ayudando a sus clientes a tener datos reales y actualizados. Ahorra tiempo al gestionar todo el inventario de manera automática y al instante, permitiendo al dueño o administrador hacer pedidos más inteligentes, optimizar el inventario, mantener un adecuado control interno y generar una contabilidad precisa y al día de acuerdo con la última transacción.
